Perhanan palaveri

Työ­paikoil­la kuulee usein noidut­ta­van, kuin­ka aika kuluu kok­ouk­sis­sa istu­miseen, vaik­ka oikeitakin töitä olisi tehtävänä. Sik­si tilanne palavereis­sa saat­taa sit­ten olla sen näköi­nen, että samal­la kun osa osal­lis­tu­jista paneu­tuu esil­lä ole­vien asioiden käsit­telemiseen, yrit­tää osa tehdä mui­ta töitä, osa keskit­tyy odot­ta­maan istun­non päät­tymistä ja osa uppoutuu kän­nykkän­sä näpelöimiseen.

Usein näyt­tää ole­van myös niin, että ihmisil­lä on palavereis­sa aika vaki­in­tuneet roolit riip­pumat­ta siitä, mitä asioi­ta niis­sä käsitel­lään. Jo edel­lä kuvat­tu­jen hah­mo­jen lisäk­si kok­ousten tyyp­il­liseen henkilö­gal­le­ri­aan kuu­lu­vat myös hausku­ut­ta­jat, jaarit­teli­jat, jur­nut­ta­jat, asioiden vier­estä puhu­jat, johtopäätök­si­in poukkoil­i­jat ja hil­jaiset.

Jos edel­lä kuvatut toim­intaa vinoon ohjaa­vat tavat tai roolit saa­vat palavereis­sa sijaa, tulee niistä yhteis­es­ti hukkaan heit­et­tyä aikaa. Sen ehkäisemisek­si kan­nat­taa työ­paikoil­la aika ajoin toteut­taa palaveri-inven­taario. Toisin sanoen ottaa kalen­terivuo­den aikana toteutet­ta­vat kaik­ki kok­ouk­set yhdel­lä ker­ral­la tarkasteltavak­si. Ensim­mäi­nen yllä­tys sil­loin toden­näköis­es­ti on lis­tan läh­es juh­lal­lisek­si muo­dos­tu­va pitu­us.

“Palavereil­la pitää olla valmis­tel­tu sisältö. Se on palaverin vetäjän eri­tyi­nen tehtävä.”

Siinä on jo hedelmälli­nen lähtöko­h­ta käy­dä paket­ti kokon­aisu­udessaan läpi ja miet­tiä, mikä on kunkin palaverin tarkoi­tus ja tehtävä. Mitä niil­lä pitäisi saa­da aikaisek­si ja miten ne ovat käytän­nössä toim­i­neet? Pari­in yksinker­taiseen kysymyk­seen vas­taami­nen riit­tää jo arvioin­tipo­h­jak­si sille, ovatko kaik­ki palaver­it tarpeel­lisia, pide­täänkö niitä liian usein tai har­voin, puut­tuuko kokon­aisu­ud­es­ta jotain, pitäisikö esimerkik­si muis­tioi­ta kehit­tää vai voidaanko jatkaa entisel­lä mallil­la.

Hark­i­tun käytän­nön rak­en­t­a­mi­nen vie tilaa pois turhan kok­ous­tamisen kri­ti­ik­iltä. Pelkkä muo­to ei kuitenkaan yksin riitä, vaan palavereil­la pitää olla myös valmis­tel­tu sisältö. Se on palaverin vetäjän eri­tyi­nen tehtävä. Jos hän kuitenkin ilmestyy paikalle muis­tele­maan, mitähän me viimek­si pää­timme, aloit­taa tilaisu­u­den valit­tele­mal­la, kun ei ole ehtinyt valmis­tel­la asioi­ta, tai tur­vau­tuu impro­vi­soin­ti­in, on peli jo pitkälti menetet­ty. Turhau­tu­mi­nen alkaa nos­taa päätään. Reit­ti kohti rön­sy­i­lyä on pohjustet­tu. Tilanteen hallinnas­sa pitämi­nen on vetäjän tehtävä, mut­ta keskustelua on vaikea ohja­ta takaisin asi­aan, jos sitä ei ole.

Kok­ouskäytän­tö­jen sään­nöl­listä tarkastelua ja tuu­naamista voi perustel­la myös sil­lä, että se on keino ohja­ta ja koordi­noi­da kom­mu­nikaa­tio­ta organ­isaa­tion eri osas­to­jen tai yksiköi­den välil­lä. Kysymys on rajap­in­noista, jois­sa toim­intaa vaikeut­ta­vat tietokatkok­set usein tapah­tu­vat. Näi­den rajap­in­to­jen seu­ran­nalle on ole­mas­sa jatku­va tarve riip­pumat­ta siitä, muut­tuvatko organ­isaa­tiot nopeasti vai toteu­tuuko kehi­tys hitaam­mal­la ryt­mil­lä.

PETTERI RAITO
Pää­toimit­ta­ja