Ajassa
Vuorovaikutus on työelämätaito – ”Jos keskitytään vain muodolliseen vuorovaikutukseen, hyvä ilmapiiri menetetään”
Työpaikan vuorovaikutuksen parhaat käytännöt syntyvät usein jatkuvan kehittelyn tuloksena. Tyypillisesti ne ovat muodollisen ja epämuodollisen vuorovaikutuksen paikallisesti hyväksi havaittuja yhdistelmiä.
SKF: Taulupalaveri omalla maaperällä
OY SKF AB SUOMI
PERUSTETTU 1972 (Muuramen tehdas), osa SKF Aktiebolagia vuodesta 2006 alkaen
TOIMIPISTEET Muurame, Espoo ja Oulu
TUOTANTO (SKF Muurame) Teollisuuden automaattiset voitelujärjestelmät sekä raskaiden ajoneuvojen ja työstökoneiden keskusvoitelujärjestelmät; toimitti esimerkiksi Metsä Groupin Äänekosken biotuotetehtaaseen noin 3 000 voitelupistettä
HENKILÖSTÖ 160, joista 100 Muuramessa, työntekijöitä 50
LIIKEVAIHTO 83,4 milj. euroa (2017)
Laakereistaan tunnettu SKF valmistaa teollisuuden ja liikkuvan kaluston voitelujärjestelmiä Muuramessa. Tuotannon viikkopalaveri järjestetään keskiviikkoisin. Myös tuotannon tiimipalaverit pidetään kerran viikossa tai tarpeen mukaan useamminkin. Koneistustiimin palaveripäivä on perjantai.
– Joskus aikaisemmin kokoonnuimme isoon neuvotteluhuoneeseen koko tuotannon väki. Se ei toiminut. Niin suuressa porukassa omia asioita ei oikein kehdata tuoda esiin, koneistuksen esimies Ismo Lehtinen arvioi.
Palaverit päätettiin paloitella pienemmillä ryhmillä pidettäväksi.
– Sitten saimme ajankohtaiset asiat jo hyvin käsiteltyä, mutta fläppitaulujen kanssa toimittaessa muistiinpanot jäivät hajanaisiksi. Päätimme ottaa tekniikan avuksi, ja ryhdyimme pitämään Excel-pöytäkirjaa siitä, mitä on tehty, missä on onnistuttu, missä on parannettavaa ja mitä seuraavaksi tehdään. Asiat pysyvät järjestyksessä, ja niihin voidaan palata milloin tahansa, Lehtinen toteaa.
Koneistuksen ”neuvotteluhuone” sijaitsee tuotantotilassa. Tiimi istuu palaveria pitäessään koneiden ja laitteiden keskellä tuoliringissä, keskustelee, tekee huomioita, ehdotuksia ja päätöksiä. Kirjaukset näkyvät isolta taulutelevisioruudulta kaikille. Siitä tulee nimitys taulupalaveri.
– Koimme järkevämmäksi pitää taulupalaverit työpisteellä pienimuotoisesti kuin lähteä istumaan johonkin neuvottelutilaan, jolloin se saattaisi tulla joillekin vähän epämiellyttäväksi tai tuntua oudolta paikalta puhua tuotannon arkiasioista. Hoidamme asiat luontevasti omalla maaperällä, koneistaja ja pääluottamusmies Mikko Aaltonen kertoo.
– Siinä tuotannon keskellä on helppo kaikkien osallistua ja käsitellä asioita. Keskustelussa ei ole kiireen tuntua tai ongelmia. Koneet pyörivät koko ajan, mutta niitä voi vähän hiljennelläkin, jos sellaisia työvaiheita olisi menossa.
– Olemme muokanneet taulupalaverikäytännön itse. Koemme, että se on ketterin, helpoin ja vähiten kustannuksia tuottava tapa toimia, Lehtinen arvioi.
– Malli on todella hyvä. Kaikki ovat olleet tyytyväisiä, Aaltonen vahvistaa.
KIERTÄVÄ VAPAAEHTOINEN VETOVASTUU
Taulupalaverin voi halutessaan vetää kuka tahansa tiimin jäsen.
– Tiimissä on neljästä viiteen kaveria, jotka ovat ottaneet vetovastuun kiertävästi haltuun. Se menee aika monesti niin, että palaverin vetäjä pitää myös aikataulusta kiinni, että ei ruveta rönsyilemään juttujen kanssa muualle. Ensimmäisenä käymme aina yhdessä läpi läheltä piti ‑tilanteet, joita on tapahtunut Muuramen yksikössämme ja asiakkaiden luona tehtävillä asennuksilla sekä muut työturvallisuusasiat, Aaltonen kuvailee.
Taulupalaverit ovat käytössä SKF:n Muuramen tehtaan jokaisessa kuudessa tiimissä. Tiimeillä on omat pöytäkirjansa, joita muut tiimit voivat sähköisellä alustalla käydä lukemassa ja kommentoimassa.
– Voimme esittää kysymyksiä tai muutosehdotuksia toisillemme. Huomiot voi kirjoittaa suoraan pöytäkirjoihin tai mennä toisen tiimin taulupalaveriin keskustelemaan asiasta.
– Tiimien sisällä ja niiden välillä käytävää keskustelua voi luonnehtia muodollisen epämuodolliseksi. Teemme yhteistyötä ja kehitystyötä sisäisten asiakkaiden kanssa. Haemme järkeviä ratkaisuja. Omasta näkemyksestä ei pidetä jääräpäisesti kiinni, Aaltonen sanoo.
ISOSSA JOUKOSSA ENEMMÄN OHJAUSTA
Tiimien taulupalavereista siirtyy asioita koko tuotannon viikkopalaverien käsiteltäväksi. Niissä on paikalla osastojen edustus ja tehtaan johto. Avainteemoja ovat tuotannon sujuvuus, toimitusvarmuus ja mahdollisesti havaittujen epäkohtien korjaaminen niin, että vastaavat ongelmat pystytään ehkäisemään.
– Asiat saadaan tuotannon viikkopalavereissa kattavan edustuksen myötä useimmiten ratkaistua. Jos jotain kysymystä ei pystytä päättämään, siirtyy se johtoryhmän käsiteltäväksi, henkilöstöpäällikkö Kaarina Luoma kertoo.
Henkilökunnan tiedotustilaisuudet järjestetään kerran kuukaudessa.
– Tehtaan ruokalassa pidettävissä infoissa käydään kahvikupin äärellä läpi yrityksen taloudellinen tilanne ja ajankohtaiset asiat. Yrityksen henkilöstö kokoontuu kerran vuodessa myös tiimipäivään. Alkuvuodesta toteutettavissa tilaisuuksissa käydään läpi asetetut tavoitteet, ja nostetaan esiin asioita, joita halutaan painottaa, kuten esimerkiksi tänä vuonna aloitetoiminta. Yhteisten osuuksien lisäksi henkilöstö sekoitetaan keskenään työryhmiin.
– Työryhmissä olemme käyttäneet fasilitaattoreita eli omasta väestä koulutettuja henkilöitä, jotka pitävät huolen siitä, että työryhmä käsittelee annetut asiat aikataulun mukaisesti ja että sen kaikilla jäsenillä on mahdollisuus osallistua keskusteluun, Luoma toteaa.
PELKKÄ MUODOLLISUUS JÄYKISTÄISI ILMAPIIRIN
SKF:n Muuramen tehtaalla on jo mainitun yhteisen ruokalan lisäksi kaksi yhteistä taukotilaa ja kuntosali. Sen lisäksi työnantaja järjestää henkilökunnalle yhteisiä tapahtumia ja vapaa-ajan toimintaa kuten esimerkiksi teatteria, jääkiekko-otteluita, sählyvuoroja, keilatapahtumia, cartingia ja pikkujoulut.
– On tärkeää, että ihmiset tapaavat muissakin kuin työn merkeissä. Kun tuotannosta ei liikuta työvuorojen aikana muualle, tarvitaan tilaisuuksia, joissa tuotannon ja toimiston väki voivat oppia tuntemaan toisensa. Aina se helpottaa asioiden esiin tuomista, kun tuntee ihmisiä, Luoma arvioi.
– Vapaa-ajan tapahtumissa yhdessä oleminen on rentoa ja puheenaiheita riittää. Niitä ovat esimerkiksi itse tapahtuma ja harrastukset, jotka nousevat usein esiin. Toisaalta kun työporukalla lähdetään liikkeelle, niin eihän niistä työasioista eroon päästä, Aaltonen kertoo.
– Se monenlainen tiedonvaihto koetaan hyväksi, Luoma jatkaa.
– Se ehdottomasti tukee työhyvinvointia. Luulen, että se vaikuttaa myös aloitekykyisyyteen. Jos tunnelma on sellainen, että se ei ole välitön, syntyy haluttomuutta kehittää tekemistä, Lehtinen täydentää.
– Jos työpaikalla keskityttäisiin vain muodolliseen vuorovaikutukseen, niin ainakin osa hyvästä ilmapiiristä menetettäisiin ja työhyvinvointi kärsisi, Aaltonen päättää.
VASTUUTA TYÖNTEKIJÖILLE
SKF:llä on siirretty tuotannon suunnittelun vastuuta työntekijöille.
– Työntekijät pääsevät vaikuttamaan työn suunnitteluun. Koneistuksessa he esimerkiksi tekevät työvuorolistat ja miettivät keskinäisen työnjakonsa antamieni ohjeiden mukaan. Toiminnan pitää olla tasapuolista ja rasituksen pitää jakautua tasaisesti. Koneiden pitää pyöriä ja tuotannossa pitää olla aina riittävästi osaamista paikalla, Lehtinen linjaa.
– Toimitamme suunnitelmat tiimin esimiehelle hyväksyttäväksi, ja työt hoidamme niin, että olemme annetun luottamuksen arvoisia. Tiimien itseohjautuvuus ja mahdollisuus rytmittää työtä itse ovat isoja asioita. Se on valtti työhyvinvoinnissa, kun saamme itse suunnitella ja tehdä työtä mieluisaksi, Aaltonen toteaa.
SKF:n toimitusvarmuus on pysynyt jo pitkän ajan yli 99 prosentissa. Se on koko henkilökunnan läpäisevä tavoite ja ylpeydenaihe, jonka jatkuvaan saavuttamiseen kannustaa osin se, että se on yksi tulospalkkion määrittelyssä huomioon otettava tekijä.
ROCLA: Yhteishengen ja ilmapiirin luominen sekä toimivat palaverikäytännöt
ROCLA OY
PERUSTETTU 1942, osa Mitsubishi Logisnextiä
KOTIPAIKKA Järvenpää
TUOTANTO Sähköiset varasto- ja vastapainotrukit, automaattitrukkijärjestelmät sekä niiden huolto- ja ylläpitopalvelut
HENKILÖSTÖ 480, joista työntekijöitä noin 215
LIIKEVAIHTO 124,1 milj. euroa (2018)
Trukkeja Järvenpäässä valmistavan Roclan tehtaalla toimii yhdeksän tuotanto-osastoa. Ne pitävät tuotantopalavereja viikoittain tai jopa päivittäin. Palaverit järjestetään tuotantotiloissa tai taukopaikoilla.
– Viikkopalavereissa käydään vapaata, mutta työasioihin pureutuvaa keskustelua tuotannon vallitsevasta tilanteesta. Käymme asiat ja läpi ja katsomme, mitä niille pystytään tekemään. Kaikista palavereista ei välttämättä tehdä muistioita, mutta akuutit asiat kirjataan aina ylös. Niitä ovat esimerkiksi materiaalitarpeet ja vaaratilanteet, hitsaamossa työskentelevä pääluottamusmies Petri Tapper kertoo.
– Automaatiotrukkien valmistuksen työnjohtaja pitää kaikissa tuotantopalavereissa juoksevaa Excel-kirjausta. Se on tarpeen siksi, että työt ovat projektiluonteisia ja yksi projekti saattaa kestää esimerkiksi vuoden. Siinä ajassa suunnitelmiin tulee muutoksia ja aikataulut elävät. Asiat kuitenkin ovat tallessa alusta alkaen ja niihin voidaan palata, automaatioasentaja ja työhuonetoimikunnan puheenjohtaja Jyri Nieminen sanoo.
– Varaston näkökulmasta osastojen säännölliset palaverit helpottavat toimintaa. Kun tiedämme hyvissä ajoin, mitä osia milläkin osastolla tarvitaan, pystymme toimittamaan ne niin, että tuotanto voi pyöriä jatkuvasti. Tarvittaessa pystymme reagoimaan myös nopeasti, trukinkuljettaja ja logistiikkaosaston luottamusmies Suvi Tuominen toteaa.
Palaverikäytäntöjä on muokattu myös vuorotyötä ja toisistaan erillisiä työtehtäviä ajatellen.
– Hitsaamossa pidetään vuorojen kesken tunnin limitys. Sen ajan olemme yhtä aikaa paikalla. Ehdimme katsoa missä mennään, mitä on tehty ja mitä seuraavaksi tehdään, Tapper sanoo.
TIETO NIILLE, JOTKA SEN TARVITSEVAT
– Toisaalta kaikkien ei tarvitse tietää kaikkea, vaan asiat käydään läpi niiden työntekijöiden kanssa, joita ne suoranaisesti koskevat. Se antaa mahdollisuuden pitää palaverit pienemmissä ryhmissä. Toimintamalli on hyvä. Isoissa ryhmissä keskustelu karkaa herkemmin varsinaisesta aiheesta ja osalla voi jäädä jotain kuulematta, Tapper arvioi.
Tuotantopalaverien rinnalla Roclalla on useita muita säännöllisiä palavereja kuten työsuojelutoimikunnan kokoukset kerran kuukaudessa, tiedottava yhteistoimintakokous ja henkilöstöpalvelujen työsuojelukokous kaksi kertaa vuodessa sekä tasa-arvotoimikunnan palaveri kerran vuodessa. Toimitusjohtaja tapaa henkilöstöryhmien edustajat muutaman kerran vuodessa ja pitää säännöllisesti yhteisiä avoimen keskustelun kahvihetkiä henkilökunnan kanssa. Luottamushenkilöt ja tuotannon johto kokoontuvat palaveriin kerran kahdessa viikossa.
– Palaverikäytäntömme on kokonaisuutena toimiva. Ei ole noussut esille, että olisi jotain erityistä, mikä vaatisi huomiota. Kyllä me aika ketteriä olemme. Pystymme viemään asioita nopeastikin eteenpäin, henkilöstöpäällikkö Leena Järvinen tiivistää.
KERHOTOIMINTA KOKOAA VÄKEÄ YHTEEN
Epämuodollisen vuorovaikutuksen alueella Roclan erityispiirre on työpaikoille tyypillisten yhteisten tilaisuuksien lisäksi vilkas ympärivuotinen kerhotoiminta. Kerhoja on tällä hetkellä kymmenkunta. Niissä kaikissa on puheenjohtaja ja rahastonhoitaja. Ne tekevät vuosittain toimintasuunnitelmat ja ‑kertomukset. Osa rahoituksesta tulee työnantajalta ja osa työntekijöiltä kerhojen jäsenmaksuina.
– Työnantaja budjetoi kerhoihin vuosittain rahaa osana tyky-toimintaa. Ajatuksena on rakentaa mahdollisuuksia siihen, että ihmiset voivat tavata toisiaan talon sisältä laajemmin, että voimme oppia ymmärtämään paremmin toisiamme ja eri osastojen tekemisiä. Toiminnan rahoittamisen motiivina on se, että siten voimme tukea ja lisätä yleistä viihtyvyyttä, työkykyä ja työhyvinvointia, Järvinen perustelee.
– Kerhot järjestävät runsaasti monenmoista toimintaa. Esimerkiksi ampuminen, kalastus, sulkapallo, sähly, kiipeily, jalkapallo, hiihto, keilaus ja kulttuuri. Ne ovat hauskoja yhteisiä juttuja, Tapper sanoo.
Roclalla on henkilökunnan ruokalan lisäksi useita taukotiloja. Työntekijöille myös järjestetään tuotantotiloissa ohjattua taukojumppaa.
– Ilman epämuodollista vuorovaikutusta menettäisimme paljon yhteishengessä ja ilmapiirissä, Tuominen arvioi. Tapper, Nieminen ja Järvinen ilmoittavat olevansa samaa mieltä.
TYÖKAARI KANTAA EDELLEEN
Rocla on osallistunut Työkaari kantaa- ja sitä edeltäneeseen Hyvä työ – pidempi työura ‑työhyvinvointihankkeisiin. Järvisen mukaan hankkeet olivat yritykselle hyödyksi.
– Ne antoivat ymmärrystä hoitaa henkilöstöpolitiikkaa yrityksessä. Vaikka kyse on olemassa olevista tutuistakin asioista, niin hankkeiden kautta tullut eri näkökulma oli tarpeellinen.
– Viimeisimmän hankkeen hyödyksi koin erityisesti sen, että kokosimme työhyvinvointiin liittyvät toimintamallimme yhteen. Teimme ehyen rakenteen siihen, miten nämä asiat meillä toimivat ja miten niitä hoidetaan niin, että työnteko sujuu eri elämänvaiheissa mahdollisimman hyvin jokaisella yksilöllä, Järvinen tiivistää.
Vuorovaikutus on avain työpaikan toimivuuteen
Tampereen yliopiston sosiaalipsykologian professorin Johanna Ruusuvuoren mukaan työpaikalla tapahtuvan muodollisen ja epämuodollisen vuorovaikutuksen välille on vaikea vetää tarkkaa määritelmällistä tai käytännössä havaittavaa rajaa. Vaikka muodollinen vuorovaikutus liittyy suoranaisesti tiettyihin työtehtäviin, voi siihen liittyä vapaampaa ajatusten vaihtoa ja ideointia. Toisaalta vaikka epämuodollinen vuorovaikutus tyypillisesti tapahtuu tauoilla ja taukotiloissa eli työn tuoksinasta erillisenä, voi se silti olla yhteydessä töiden tekemiseen.
– Rajanveto muodollisen ja epämuodollisen vuorovaikutuksen välillä tapahtuu usein niin, että vuorovaikutuksessa mukana olevat ihmiset vetävät ne rajat tilannekohtaisesti itse. Virallinen tilaisuus saatetaan aloittaa tunnustelulla, suhteen luomisella ja tehtävään suuntautumisella ja sitten vasta ryhdytään käsittelemään varsinaista asiaa.
– Lääkärin vastaanotto on hyvä esimerkki. Siinä voi ensin olla tuttavallisempi jutusteluvaihe ja sitten lääkäri kysyy potilaalta, että mitä varten tulit vastaanotolle? Se on merkki siitä, että vuorovaikutuksessa siirrytään muodolliseen osuuteen.
– Työpaikan kahvihuoneen vuorovaikutuksessa sitä vastoin ryhdytään harvoin puhumaan pelkkää työasiaa. Keskustelu voi olla omaan arkielämään tai myös töihin liittyvää, mutta kuitenkin epämuodollista niin, että se ei liity varsinaisesti kenenkään työtehtävään, Ruusuvuori määrittelee.
Rajanveto tapahtuu Ruusuvuoren mukaan paitsi puheella myös usein aika pienillä ja jopa lähes huomaamattomilla vuorovaikutuksellisilla keinoilla kuten asennon muutoksilla ja eleillä.
– Kysymyksessä on tärkeä työelämätaito. Havaita ja säädellä sitä, mikä on muodollista tehtävään suuntautuvaa vuorovaikutusta ja mikä on epämuodollista vuorovaikutusta, ja mikä se oikea suhde niiden välillä kussakin tilanteessa on.
– Toisin sanoen pitää pysyä asiassa silloin kun sitä tarvitaan, ja antaa tilaa kevyemmälle jutustelulle silloin kun sen aika on. On osattava erottaa se, mikä kuuluu ja mikä ei kuulu asiaan.
EPÄMUODOLLISELLA VUOROVAIKUTUKSELLA RAKENNETAAN LUOTTAMUSTA
Ruusuvuoren mukaan epämuodollisella vuorovaikutuksella rakennetaan pohjaa muodollisen vuorovaikutuksen onnistumiselle.
– Työpaikoilla tehdään töitä erilaisissa ryhmissä ja tiimeissä. Niiden toimivuus edellyttää jonkinlaisen luottamussuhteen rakentamisen ihmisten kesken sekä ymmärrystä toisten ajattelu- ja työtavoista. Se puolestaan vaatii varmasti jonkin verran epämuodollistakin vuorovaikutusta. Se on edellytys sille, että tiimi voisi toimia tehokkaasti.
– Jos työpaikalla keskitytään vain muodolliseen vuorovaikutukseen, niin silloin siitä jää puuttumaan sosiaalisen suhteen ja luottamuksen rakentaminen. Jos ajatellaan esimerkiksi uupumisongelmia, niin voisi kuvitella, että jos työpaikalla puhutaan vain työasioista, voi käydä niin, että jotkin työntekijät ajautuvat lähelle burnoutia ennen kuin kukaan huomaa mitään.
Hyvää huomenta, hyvää päivää tai mitä kuuluu? Ne ovat lyhyitä, mutta Ruusuvuoren mukaan tärkeitä lauseita työpaikalla.
– Tulla tunnistetuksi ja tunnustetuksi, että sinä olet siinä. Se on yllättävän tärkeä asia. Sitä ei vaan välttämättä tule ajatelleeksi.
– Siksi työpaikan ilmapiiriä parantaa se, että tervehdimme toisiamme. Se on kätevää ja helppoa. Se ei edellytä sitä, että tarvitsee jäädä pitkäksi aikaa juttelemaan niitä näitä. Se on vain sen havaitsemista, että ollaan läsnä. Se, että ihmiset oikeasti noteeraavat toisensa, tekee jo aika paljon.
TAUKOTILAT TARVITAAN
Ruusuvuori on työpaikkojen yhteisten taukotilojen puolesta puhuja. Taustalla on tutkimustyön lisäksi omakohtainen kokemus suutarin lapsella ei ole kenkiä ‑tyyppisessä asetelmassa.
– Työskentelin aikaisemmin tutkijana Työterveyslaitoksella. Toimipisteessämme ei ollut yhteistä taukotilaa työntekijöille. Rupesimme kollegan kanssa kehittelemään talon isoon aulaan vastaavaa kokoontumispaikkaa. Järjestimme sinne seisomapöytiä ja muutakin rekvisiittaa. Siinä rupesi käymään porukkaa aika paljon ja siihen kehkeytyi muutakin toimintaa. Teimme esimerkiksi työkavereista otetuista tilannekuvista joulukalenterin aulan seinälle.
– Se päätyi siihen, että kun yksi huone tyhjentyi, niin saimme siitä yhteisen taukotilan. Tapahtumien kulku havainnollisti, mitä mahdollisuus kokoontua yhteen voi tehdä työpaikan ilmapiirille. Viihtyvyys lisääntyi töiden siitä kärsimättä. Uskon, että sama pätee yleisemminkin.
Teollisuudessa ja erilaisissa korkeamman melutason työpaikoissa taukotiloille on Ruusuvuoren mukaan erityinen tarpeensa.
– Töitä suoritetaan tiukasti tehtäviin keskittyen kuulosuojaimet päässä. Silloin on jo työkyvyn ylläpitämistä ajatellen tärkeää, että työpaikalla on taukotila, jossa työstä aiheutunutta muistia, tarkkaavaisuutta ja suorituskykyä rasittavaa kognitiivista kuormaa voi tasoitella, että pystyy taas hyvään suoritukseen.
Tauoilla syntyy usein ideoita ja kehittelyjä, mutta niistä jää harvoin mitään pysyvämpää talteen.
– Se, mikä tauoista kuitenkin aina jää, on se emotionaalinen palkinto, joka tulee vaihtelusta, rauhoittumisesta ja työkavereiden kanssa juttelemisesta. Se lisää viihtyvyyttä ja hyvinvointia.
MUODOLLINEN VUOROVAIKUTUS MUOTISSAAN
Työpaikoilla ykkösasia on se, että työt tulevat tehdyksi. Toimintaa edistää kummasti, kun palavereihin valmistaudutaan kunnolla. Se koskee Ruusuvuoren mukaan erityisesti palaverien vetäjiä, että kullekin palaverille asetettu tavoite on heillä kirkkaana mielessä.
– Kiusaannuttavaa voi olla vaikkapa se, että kokouksen puheenjohtaja ei osaa rajoittaa ihmisten jorinoita, ei pysty pitämään keskustelua hallinnassa tai vetämään asioita yhteen. Silloin liu’utaan helposti pois itse asiasta. Kuuntelija ajattelee siinä, että pitäisi olla tekemässä miljoonaa muutakin asiaa tällä hetkellä, ja kokous ei etene mihinkään.
Aika on Ruusuvuoren mukaan työpaikolla yleensä kallista. Siksi on tärkeää, että palavereista syntyy päätöksiä, toimintalinjauksia ja tuloksia.
– Tutkimuksissa on kuitenkin havaittu, että yllättävän usein käy niin, että päätöksiä ei sanota ääneen muistioon kirjaamista varten. Sitten voi käydä niin, että jälkikäteen ei olla samaa mieltä siitä, mitä on sovittu tai mitä muistiossa lukee.
– Yksi keino tämän välttämiseksi on heijastaa muistio seinälle jo kirjoitusvaiheessa. Se antaa mahdollisuuden osallistua ja kommentoida. Sitten tiedetään mitä on sovittu, ja muistiokin on oikeastaan saman tien tarkastettu.
TYÖNTEKIJÖITÄ KANNATTAA KUUNNELLA
Kun Ruusuvuorta pyytää tiivistämään ne tekijät, jotka edistävät työpaikan vuorovaikutuksen onnistumista, on vastauksen ydin työntekijöiden kuunteleminen.
– Kuunnellaan työntekijöiden tarpeita ja toiveita. Annetaan heidän itse ehdottaa.
– Pidetään kehittämisiltapäiviä tai työkonferenssimenetelmällä tilaisuuksia, joissa työntekijät pääsevät itse paikantamaan keinoja. Mitkä ovat meidän ongelmat ja miten niitä ratkaistaisiin, mitä halutaan ja mikä olisi hyvä. Se oikeastaan on se juttu, minkä rinnalla jonkinlaisen keskinäisen luottamuksen pitää vallita, että työtehtävät voidaan suorittaa hyvin.
Työntekijöiden tasapuolisen kuuntelemisen myönteinen seuraus on myös siinä, että se ehkäisee vuorovaikutuksen ongelmien syntymistä. Kuuntelemisella tehdään varsinaisten asiasisältöjen rinnalla työtä myös sen puolesta, että ei pääsisi syntymään tilanteita, joissa joku ei tulisi huomatuksi, tai että joku tulisi suljetuksi vuorovaikutuksen ulkopuolelle.
– Me kaikki tarvitsemme ympäristön sosiaalista tukea ja vertaistukea, ja edellisen rinnalla niitä lepohetkiä yhteisissä taukotiloissa työpäivän tai ‑vuoron aikana tapahtuvaa palautumista varten. Ne ovat tärkeitä tekijöitä työssä jaksamisen kannalta.
TEKSTI PETTERI RAITO
KUVAT PEKKA ELOMAA, HANNA-KAISA HÄMÄLÄINEN JA JYRKI LUUKKONEN
