Perhanan palaveri

Työpaikoilla kuulee usein noiduttavan, kuinka aika kuluu kokouksissa istumiseen, vaikka oikeitakin töitä olisi tehtävänä. Siksi tilanne palavereissa saattaa sitten olla sen näköinen, että samalla kun osa osallistujista paneutuu esillä olevien asioiden käsittelemiseen, yrittää osa tehdä muita töitä, osa keskittyy odottamaan istunnon päättymistä ja osa uppoutuu kännykkänsä näpelöimiseen.

Usein näyttää olevan myös niin, että ihmisillä on palavereissa aika vakiintuneet roolit riippumatta siitä, mitä asioita niissä käsitellään. Jo edellä kuvattujen hahmojen lisäksi kokousten tyypilliseen henkilögalleriaan kuuluvat myös hauskuuttajat, jaarittelijat, jurnuttajat, asioiden vierestä puhujat, johtopäätöksiin poukkoilijat ja hiljaiset.

Jos edellä kuvatut toimintaa vinoon ohjaavat tavat tai roolit saavat palavereissa sijaa, tulee niistä yhteisesti hukkaan heitettyä aikaa. Sen ehkäisemiseksi kannattaa työpaikoilla aika ajoin toteuttaa palaveri-inventaario. Toisin sanoen ottaa kalenterivuoden aikana toteutettavat kaikki kokoukset yhdellä kerralla tarkasteltavaksi. Ensimmäinen yllätys silloin todennäköisesti on listan lähes juhlalliseksi muodostuva pituus.

”Palavereilla pitää olla valmisteltu sisältö. Se on palaverin vetäjän erityinen tehtävä.”

Siinä on jo hedelmällinen lähtökohta käydä paketti kokonaisuudessaan läpi ja miettiä, mikä on kunkin palaverin tarkoitus ja tehtävä. Mitä niillä pitäisi saada aikaiseksi ja miten ne ovat käytännössä toimineet? Pariin yksinkertaiseen kysymykseen vastaaminen riittää jo arviointipohjaksi sille, ovatko kaikki palaverit tarpeellisia, pidetäänkö niitä liian usein tai harvoin, puuttuuko kokonaisuudesta jotain, pitäisikö esimerkiksi muistioita kehittää vai voidaanko jatkaa entisellä mallilla.

Harkitun käytännön rakentaminen vie tilaa pois turhan kokoustamisen kritiikiltä. Pelkkä muoto ei kuitenkaan yksin riitä, vaan palavereilla pitää olla myös valmisteltu sisältö. Se on palaverin vetäjän erityinen tehtävä. Jos hän kuitenkin ilmestyy paikalle muistelemaan, mitähän me viimeksi päätimme, aloittaa tilaisuuden valittelemalla, kun ei ole ehtinyt valmistella asioita, tai turvautuu improvisointiin, on peli jo pitkälti menetetty. Turhautuminen alkaa nostaa päätään. Reitti kohti rönsyilyä on pohjustettu. Tilanteen hallinnassa pitäminen on vetäjän tehtävä, mutta keskustelua on vaikea ohjata takaisin asiaan, jos sitä ei ole.

Kokouskäytäntöjen säännöllistä tarkastelua ja tuunaamista voi perustella myös sillä, että se on keino ohjata ja koordinoida kommunikaatiota organisaation eri osastojen tai yksiköiden välillä. Kysymys on rajapinnoista, joissa toimintaa vaikeuttavat tietokatkokset usein tapahtuvat. Näiden rajapintojen seurannalle on olemassa jatkuva tarve riippumatta siitä, muuttuvatko organisaatiot nopeasti vai toteutuuko kehitys hitaammalla rytmillä.

PETTERI RAITO
Päätoimittaja