Perha­nan palaveri

Työpai­koilla kuulee usein noidut­ta­van, kuinka aika kuluu kokouk­sissa istu­mi­seen, vaikka oikei­ta­kin töitä olisi tehtä­vänä. Siksi tilanne pala­ve­reissa saat­taa sitten olla sen näköi­nen, että samalla kun osa osal­lis­tu­jista paneu­tuu esillä olevien asioi­den käsit­te­le­mi­seen, yrit­tää osa tehdä muita töitä, osa keskit­tyy odot­ta­maan istun­non päät­ty­mistä ja osa uppou­tuu kännyk­känsä näpelöimiseen.

Usein näyt­tää olevan myös niin, että ihmi­sillä on pala­ve­reissa aika vakiin­tu­neet roolit riip­pu­matta siitä, mitä asioita niissä käsi­tel­lään. Jo edellä kuvat­tu­jen hahmo­jen lisäksi kokous­ten tyypil­li­seen henki­lö­gal­le­ri­aan kuulu­vat myös haus­kuut­ta­jat, jaarit­te­li­jat, jurnut­ta­jat, asioi­den vierestä puhu­jat, johto­pää­tök­siin pouk­koi­li­jat ja hiljaiset.

Jos edellä kuva­tut toimin­taa vinoon ohjaa­vat tavat tai roolit saavat pala­ve­reissa sijaa, tulee niistä yhtei­sesti hukkaan heitet­tyä aikaa. Sen ehkäi­se­mi­seksi kannat­taa työpai­koilla aika ajoin toteut­taa pala­veri-inven­taa­rio. Toisin sanoen ottaa kalen­te­ri­vuo­den aikana toteu­tet­ta­vat kaikki kokouk­set yhdellä kerralla tarkas­tel­ta­vaksi. Ensim­mäi­nen yllä­tys silloin toden­nä­köi­sesti on listan lähes juhlal­li­seksi muodos­tuva pituus.

”Pala­ve­reilla pitää olla valmis­teltu sisältö. Se on pala­ve­rin vetä­jän erityi­nen tehtävä.”

Siinä on jo hedel­mäl­li­nen lähtö­kohta käydä paketti koko­nai­suu­des­saan läpi ja miet­tiä, mikä on kunkin pala­ve­rin tarkoi­tus ja tehtävä. Mitä niillä pitäisi saada aikai­seksi ja miten ne ovat käytän­nössä toimi­neet? Pariin yksin­ker­tai­seen kysy­myk­seen vastaa­mi­nen riit­tää jo arvioin­ti­poh­jaksi sille, ovatko kaikki pala­ve­rit tarpeel­li­sia, pide­täänkö niitä liian usein tai harvoin, puut­tuuko koko­nai­suu­desta jotain, pitäi­sikö esimer­kiksi muis­tioita kehit­tää vai voidaanko jatkaa enti­sellä mallilla.

Harki­tun käytän­nön raken­ta­mi­nen vie tilaa pois turhan kokous­ta­mi­sen kritii­kiltä. Pelkkä muoto ei kuiten­kaan yksin riitä, vaan pala­ve­reilla pitää olla myös valmis­teltu sisältö. Se on pala­ve­rin vetä­jän erityi­nen tehtävä. Jos hän kuiten­kin ilmes­tyy paikalle muis­te­le­maan, mitä­hän me viimeksi päätimme, aloit­taa tilai­suu­den valit­te­le­malla, kun ei ole ehti­nyt valmis­tella asioita, tai turvau­tuu impro­vi­soin­tiin, on peli jo pitkälti mene­tetty. Turhau­tu­mi­nen alkaa nostaa päätään. Reitti kohti rönsyi­lyä on pohjus­tettu. Tilan­teen hallin­nassa pitä­mi­nen on vetä­jän tehtävä, mutta keskus­te­lua on vaikea ohjata takai­sin asiaan, jos sitä ei ole.

Kokous­käy­tän­tö­jen sään­nöl­listä tarkas­te­lua ja tuunaa­mista voi perus­tella myös sillä, että se on keino ohjata ja koor­di­noida kommu­ni­kaa­tiota orga­ni­saa­tion eri osas­to­jen tai yksi­köi­den välillä. Kysy­mys on raja­pin­noista, joissa toimin­taa vaikeut­ta­vat tieto­kat­kok­set usein tapah­tu­vat. Näiden raja­pin­to­jen seuran­nalle on olemassa jatkuva tarve riip­pu­matta siitä, muut­tu­vatko orga­ni­saa­tiot nopeasti vai toteu­tuuko kehi­tys hitaam­malla rytmillä.

PETTERI RAITO
Päätoi­mit­taja