Perhanan palaveri

Työpai­koilla kuulee usein noidut­tavan, kuinka aika kuluu kokouk­sissa istumi­seen, vaikka oikei­takin töitä olisi tehtä­vänä. Siksi tilanne palave­reissa saattaa sitten olla sen näköinen, että samalla kun osa osallis­tu­jista paneutuu esillä olevien asioiden käsit­te­le­mi­seen, yrittää osa tehdä muita töitä, osa keskittyy odotta­maan istunnon päätty­mistä ja osa uppoutuu kännyk­känsä näpelöimiseen.

Usein näyttää olevan myös niin, että ihmisillä on palave­reissa aika vakiin­tu­neet roolit riippu­matta siitä, mitä asioita niissä käsitel­lään. Jo edellä kuvat­tujen hahmojen lisäksi kokousten tyypil­li­seen henki­lö­gal­le­riaan kuuluvat myös hauskuut­tajat, jaarit­te­lijat, jurnut­tajat, asioiden vierestä puhujat, johto­pää­tök­siin poukkoi­lijat ja hiljaiset.

Jos edellä kuvatut toimintaa vinoon ohjaavat tavat tai roolit saavat palave­reissa sijaa, tulee niistä yhtei­sesti hukkaan heitettyä aikaa. Sen ehkäi­se­mi­seksi kannattaa työpai­koilla aika ajoin toteuttaa palaveri-inven­taario. Toisin sanoen ottaa kalen­te­ri­vuoden aikana toteu­tet­tavat kaikki kokoukset yhdellä kerralla tarkas­tel­ta­vaksi. Ensim­mäinen yllätys silloin toden­nä­köi­sesti on listan lähes juhlal­li­seksi muodos­tuva pituus.

”Palave­reilla pitää olla valmis­teltu sisältö. Se on palaverin vetäjän erityinen tehtävä.”

Siinä on jo hedel­mäl­linen lähtö­kohta käydä paketti kokonai­suu­des­saan läpi ja miettiä, mikä on kunkin palaverin tarkoitus ja tehtävä. Mitä niillä pitäisi saada aikai­seksi ja miten ne ovat käytän­nössä toimi­neet? Pariin yksin­ker­tai­seen kysymyk­seen vastaa­minen riittää jo arvioin­ti­poh­jaksi sille, ovatko kaikki palaverit tarpeel­lisia, pidetäänkö niitä liian usein tai harvoin, puuttuuko kokonai­suu­desta jotain, pitäi­sikö esimer­kiksi muistioita kehittää vai voidaanko jatkaa entisellä mallilla.

Harkitun käytännön raken­ta­minen vie tilaa pois turhan kokous­ta­misen kritii­kiltä. Pelkkä muoto ei kuiten­kaan yksin riitä, vaan palave­reilla pitää olla myös valmis­teltu sisältö. Se on palaverin vetäjän erityinen tehtävä. Jos hän kuitenkin ilmestyy paikalle muiste­le­maan, mitähän me viimeksi päätimme, aloittaa tilai­suuden valit­te­le­malla, kun ei ole ehtinyt valmis­tella asioita, tai turvautuu impro­vi­soin­tiin, on peli jo pitkälti menetetty. Turhau­tu­minen alkaa nostaa päätään. Reitti kohti rönsyilyä on pohjus­tettu. Tilan­teen hallin­nassa pitäminen on vetäjän tehtävä, mutta keskus­telua on vaikea ohjata takaisin asiaan, jos sitä ei ole.

Kokous­käy­tän­töjen säännöl­listä tarkas­telua ja tuunaa­mista voi perus­tella myös sillä, että se on keino ohjata ja koordi­noida kommu­ni­kaa­tiota organi­saa­tion eri osastojen tai yksiköiden välillä. Kysymys on rajapin­noista, joissa toimintaa vaikeut­tavat tieto­kat­kokset usein tapah­tuvat. Näiden rajapin­tojen seuran­nalle on olemassa jatkuva tarve riippu­matta siitä, muuttu­vatko organi­saa­tiot nopeasti vai toteu­tuuko kehitys hitaam­malla rytmillä.

PETTERI RAITO
Päätoi­mit­taja